OpenDocument ve veřejném sektoru

Formát OpenDocument je velmi vhodný pro použití ve všech oborech veřejného sektoru - ve státní správě a samosprávě, ve školství, vědě a výzkumu, v oblasti zdravotnictví a sociálních služeb, v neziskových organizacích apod. Důvodů je celá řada.

Státní správa a samospráva

Orgány státní veřejné správy jsou poměrně specifickým prostředím, protože musí plnit legislativní požadavky na přístup k informacím a komunikaci s občany. Formát OpenDocument patří mezi důležité nástroje, umožňující tyto podmínky plnit.

Požadavky zákona 106/1999 Sb.
Zákon č. 106/1999 Sb. (o svobodném přístupu k informacím), v aktuálním znění, obsahuje v § 4, odst. 2 povinnost poskytovat zveřejňované informace ve formátech, jejichž specifikace je volně dostupná a jejich použití uživatelem není omezováno. Ministerstvo informatiky ČR vydalo doporučený seznam formátů, které tyto podmínky splňují. Pro textové dokumenty, tabulky, grafy a prezentace je doporučeným formátem OpenDocument.
Doporučení Evropské komise
Evropská komise doporučuje v rámci svého programu Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Businesses and Citizens (IDABC) formát OpenDocument jako velmi vhodný pro použití ve veřejné správě.
Interoperabilita v rámci EU i celého světa
Mnoho orgánů veřejné správy v evropských i mimoevropských státech (Francie, Německo, Dánsko, Finsko, Brazílie, Indie, některé státy USA apod.) již používá OpenDocument jako svůj hlavní dokumentový formát. Jejich počet rychle roste a lze předpokládat, že se tento formát čase stane univerzálním v rámci většiny světa.
Právní jistota
Pokud by se ve veřejné správě používal formát, u kterého nejsou vyjasněny všechny otázky okolo případných licenčních nebo patentových nároků, přinášelo by to významné riziko pro veřejné rozpočty, ze kterých by musely být případně placeny kompenzace za použití takového formátu. S formátem OpenDocument nic takového nehrozí, žádné takové otázky se v jeho případě nevyskytují.
Nízké náklady
Zejména v dlouhodobějším horizontu přináší formát OpenDocument významné úspory proti jiným řešením (prokázalo se to u dosud realizovaných řešení). Hlavní výhodou je naprostá nezávislost na omezené skupině dodavatelů programů nebo služeb.
Účast významných společností
Informační systémy pro orgány veřejné správy bývají ve většině případů dodávány společnostmi, které jsou členy sdružení OASIS a významně se podílely na tvorbě formátu OpenDocument. To se promítá jak ve zohlednění vlastností formátu pro účely použití v takových informačních systémech, tak to současně znamená, že tyto společnosti s formátem OpenDocument pracují a mohou ho velmi snadno implementovat do dodávaných informačních systémů.

Školství, věda a výzkum

Pro použití formátu OpenDocument zde platí do značné míry totéž jako pro orgány státní správy a samosprávy. Přidávají se ovšem i některé další důležité výhody, které hovoří pro nasazení formátu v prostředí vzdělávání, vědy a výzkumu.

Odstranění překážek
Pro efektivní vzdělávací proces je potřeba, aby studenti i učitelé měli možnost pracovat se svými dokumenty i v prostředí mimo školu. Pokud by používali formát vázaný na konkrétní softwarovou aplikaci, znamenalo by to v podstatě nutnost zakoupit licenci na tuto aplikaci. To však může být finanční, případně i technickou překážkou efektivní práce. Formát OpenDocument tuto překážku odbourává, protože již dnes existuje mnoho programů, které s ním pracují a řada z nich je k dispozici zcela zdarma.
Všestrannější výuka
Široká škála programů pracujících s formátem OpenDocument dává možnost používat při výuce více různých aplikací a připravit tak studenty na práci v různém prostředí. Ti jsou pak schopni mnohem pružněji přecházet mezi programy (i jiného druhu než jen pro kancelářskou práci), aniž by potřebovali zvláštní zaškolování.
Interoperabilita
Mnoho nejvýznamnějších výzkumných ústavů, univerzit i škol nižších stupňů používá OpenDocument jako svůj hlavní formát. V rámci co nejlepší spolupráce mezi těmito pracovišti a pro usnadnění efektivní výměny informací je vhodné co nejdříve nasadit použití tohoto formátu.

Zdravotnictví, sociální služby, kultura

V oblasti zdravotní péče, sociálních služeb, kulturních institucí, nevládních neziskových organizací a nadací je velmi důležité odstraňovat zbytečné finanční náklady, které omezují hlavní činnost organizací a odčerpávají prostředy využitelné na mnohem významnější účely. Zde se dobře ukazují výhodné vlastnosti formátu OpenDocument.

Programy dostupné zdarma
Některé organizace se trvale nacházejí ve stavu, že „je každá koruna dobrá“. Veškeré peníze zaplacené za softwarové licence se tedy v rozpočtu významně projeví. Proto se často stává, že platby za software znemožní realizovat některé důležité projekty, případně se organizace uchýlí k nelegálnímu používání softwaru, které rozhodně není v pořádku. S formátem OpenDocument lze ovšem výrazně ušetřit. Řada programů schopných pracovat s tímto formátem je k dispozici zcela zdarma (v libovolném počtu instalací, pro použití k libovolným účelům), případně za velmi výhodnou cenu.
Intenzivní komunikace s veřejnou správou
Častá komunikace s orgány veřejné správy bývá běžnou součástí života neziskových organizací. Proto je výhodné, aby tyto organizace používaly formát, který je (kvůli splnění zákonných podmínek) používán ve veřejné správě.